Cómo crear una base de datos de búsqueda en Excel


Debe haber usado MS Excel para tareas como preparación de informes, pronósticos y presupuestos. Sabes que Excel es mucho más poderoso que esto. Por ejemplo, en Excel puede crear una base de datos de búsqueda.

quieres aprender como crear una base de datos de búsqueda en Excel? no se preocupe, esta publicación lo guiará para crear una base de datos en Excel.

Bueno, si hablamos de las capacidades de la base de datos de Excel, sin duda es muy poderosa. Además de crear una base de datos de búsqueda simple en Excel, también puede hacerlo para Crear una base de datos relacional en Excel.

Entonces, demos un recorrido completo sobre cómo crear una base de datos en Excel, ya sea con capacidad de búsqueda o relacional.

¿Cuál es la necesidad o los beneficios de crear una base de datos en Excel?

Las hojas de cálculo de Excel están diseñadas principalmente para la evaluación de datos y la clasificación de elementos, para el archivo a corto plazo de datos sin procesar. En general, la hoja de cálculo se utiliza para procesar números y almacenar una sola lista de elementos. Por lo tanto, es la mejor aplicación para mantener el inventario, los datos de cálculo y el modelado de datos estadísticos.

Pero cuando se trata de almacenar grandes cantidades de datos, lo mejor es utilizar una base de datos de Excel. La base de datos es más adecuada para circunstancias en las que más de dos usuarios necesitan compartir su información.

Aparte de eso, las dos ventajas más importantes de la base de datos en Excel son:

  • Baja redundancia de datos
  • Aumentará la capacidad de integridad de datos.
  • Errores de actualización reducidos y consistencia mejorada
  • Integridad de datos mejorada e independencia de los programas de aplicación
  • Puede administrar fácilmente informes y compartir datos
  • Mejor seguridad de datos
  • Reduzca los costos de entrada, almacenamiento y recuperación de datos

¿Cómo crear una base de datos de búsqueda en Excel?

Simplemente siga los pasos que se mencionan a continuación para crear una base de datos de Excel con capacidad de búsqueda.

Paso 1: entrada de datos

En una base de datos, las columnas se llaman campos. Entonces, dependiendo de sus necesidades, puede agregar tantos campos como necesite.

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En el ejemplo que se muestra, los campos de la base de datos son StdID, StdName, State, Age, Department y Class Teacher.

Ahora puede ingresar datos fácilmente en esta base de datos recién creada. Cada vez que ingrese datos nuevos, se completará en la primera fila vacía después de Campos.

Como esto,

Luego, también puede ver lo fácil que es ingresar datos en una base de datos de Excel.

Paso 2: Entrada de datos correcta

Al ingresar datos en la base de datos de Excel, no deje filas o columnas vacías. Como está estrictamente prohibido.

Es un desglose claro de la base de datos de Excel. en realidad la razón detrás de esto es. Tan pronto como Excel encuentre una columna/fila completamente vacía. No cuenta esa columna o fila en la base de datos.

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Entonces, si dejó una fila o columna en la base de datos completamente en blanco, la base de datos lo dividirá en diferentes partes. Cualquier función que aplique a la base de datos no funcionará para esa información desconectada.

Aunque se permite dejar algunas celdas de la fila vacías. Como esto:

Paso 3: Sepa que las filas se llaman registros

Cada fila en la base de datos se conoce como un registro. para que pueda ver aquí todas las filas son registros.

Paso 4: Sepa que las columnas se llaman campos

Todos los encabezados de columna de la base de datos se definen como nombres de campo.

Entonces, en la figura que se muestra, los nombres de los campos de la base de datos son: StdID, StdName, State, Age, Department y Class Teacher.

Usar:

Intente formatear nombres de campos que no sean filas de la base de datos. Los nombres de los campos de la tabla tienen un estilo diferente al de la celda de la tabla.

Paso 5: Crear la tabla

Para crear una tabla en la base de datos, elija cualquier celda en el rango de datos. Luego, en la pestaña Insertar, haga clic en el comando Tabla.

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Al hacer clic en la tabla, se abrirá un cuadro de diálogo Crear tabla. Toca la opción Aceptar y crea una tabla.

Para filtrar los datos, use las flechas desplegables que se muestran en cada encabezado de columna.

Paso 6: Uso de herramientas de base de datos

Bueno, para un análisis e interpretación adecuados de los datos de la base de datos de Excel, puede usar herramientas de base de datos. Para obtener más información sobre estas herramientas, haga clic aquí.

Paso 7: Ampliación de la base de datos

Ahora todo está configurado para que pueda comenzar a agregar más registros y campos a su base de datos.

Paso 8: el formateo de la base de datos está completo

Finalmente, solo necesita formatear las columnas de la base de datos. Hay muchas herramientas para formatear celdas en su base de datos. Cómo se pueden usar los estilos de celda, en el menú desplegable «Formato como tabla». También puede trabajar con los comandos en el cuadro de diálogo de formato de celda.

Eso es todo, ha creado una base de datos de búsqueda en su hoja de cálculo de Excel. Ahora es el momento de aprender a usar esta base de datos de búsqueda en Excel.

Cómo usar una base de datos de búsqueda en Excel?

Use las funciones de búsqueda de Excel para buscar en una base de datos

Con las funciones de búsqueda de Excel, puede diseñar fácilmente una hoja de trabajo que le permita buscar en cualquier tabla de la base de datos.

Suponga que ha importado la siguiente tabla de su base de datos de Access a la Hoja 2 de su libro de Excel.

Para crear una hoja de cálculo de Excel que se pueda usar para verificar la escala salarial del pasante simplemente proporcionando la identificación del pasante. Estos son los siguientes pasos a realizar:

  1. Abra su libro de Excel, toque la pestaña Hoja2 y elija el rango A2:H5.
  2. Ahora toque el cuadro Nombre y escriba Interndata. Entonces presione [Invio].
  3. Presiona la pestaña Hoja1.
  4. Seleccione la celda D6 e ingrese la identificación del empleado.
  5. Elija la celda D8 y asígnele el nombre.
  6. Seleccione la celda E8 e ingrese la siguiente función:
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= BUSCAR V (E6, Interdata, 3, FALSO) & «» & BUSCAR V (E6, Interdata, 2, FALSO)

  1. En D10 ingrese la tasa de pago.
  2. Ahora le toca a E10 e ingrese la siguiente función:

= BUSCAR V (E6, Interdata, 8, FALSO)

  1. Es hora de cambiar el formato de las celdas E6, E8 y E10 para hacer coincidir el tipo de datos con los datos presentes en la tabla.
  2. Ahora agregue un encabezado y realice el formato como se muestra aquí.

¿Cómo funciona una base de datos relacional en Excel?

Excel está diseñado de tal manera que puede funcionar sin problemas con la base de datos. Cuando los elementos de la base de datos están asociados, crean un registro dentro del grupo de registros múltiples. Cada registro individual puede ser equivalente a una fila en la hoja de cálculo. Es difícil ignorar la conexión.

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Para crear una base de datos relacional en Excel, debe unir una hoja de cálculo principal con una hoja de cálculo o tablas secundarias.

Entonces, en general, una base de datos relacional tiene una tabla maestra que se conecta con sus tablas esclavas, que se denominan tablas esclavas.

Envase:

Así que ahora sabe que no es tan difícil crear una base de datos de búsqueda en Excel. Siguiendo los pasos anteriores, puede crear fácilmente una base de datos de trabajo que se puede usar para agregar registros. También se puede usar para buscar valores específicos en registros existentes usando la función de filtro.

Bueno, esta base de datos de Excel funciona sin problemas para la cantidad de registros. Pero el rendimiento de la aplicación comienza a degradarse después de acumular miles de registros.

Margarita

Margret Arthur es emprendedora y experta en marketing de contenidos. Escribe blogs sobre tecnología y habilidades en MS Office, Excel y otros temas técnicos. Su arte distintivo de presentar información técnica en un lenguaje fácil de entender es muy impresionante. cuando no está escribiendo, le gusta hacer viajes no planificados.

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