¿En qué se diferencia la coautoría de Excel del libro de trabajo compartido?


Este blog se centra principalmente en Coautoría de Excel versus libro de trabajo compartido. Luego, todos obtendrán información detallada sobre consultas como: ¿Cómo habilitar la función de libro de trabajo compartido en Excel? ¿Cómo usar la coautoría en Excel? ¿Qué versiones de Excel admiten la coautoría? Y otra …!

Diferencia entre la coautoría de Excel y el libro de trabajo compartido

Libro de trabajo compartido

Coautoría

Libro de trabajo compartido es una característica antigua de Excel que le permite trabajar juntos en el mismo libro de trabajo con varios usuarios. La coautoría de Excel es compatible con el cliente de escritorio de Microsoft 365 Apps Excel y Excel para la web para los suscriptores de Microsoft 365.
Para una funcionalidad óptima, la carpeta de trabajo compartida debe almacenarse en la unidad de red compartida. La coautoría da permiso para trabajar en tiempo real. Para que pueda ver quién está editando actualmente su libro de Excel y trabajando en qué sección del libro.
Después de compartir, ya no se le permite no poder usar elementos o acciones. tales como: crear/editar gráficos, eliminar hojas, editar/eliminar fórmulas de matriz, insertar/eliminar bloques de celdas, agregar/editar formatos condicionales, etc. Para ser coautor de un libro de Excel, debe iniciar sesión en Office con su suscripción a Office 365. Luego, cree o cargue el libro de trabajo en OneDrive for Business, OneDrive, su biblioteca de SharePoint Online.
Los usuarios no pueden usar un libro de Excel que contenga tablas o codificación VBA. La creación conjunta con guardado automático puede requerir un cambio en el flujo de trabajo porque no puede cerrar un libro de trabajo sin guardar otros.
Se realiza un seguimiento de los cambios en el contenido de las celdas, pero no de otros cambios, como los cambios de formato. No es posible realizar un seguimiento de los cambios.
El historial de cambios registrados se almacena en el libro de trabajo, lo que significa que cuanto más largo sea el historial, más grande será el archivo de Excel. Para mantener su archivo de Excel en un estado manejable, Excel tiene un historial predeterminado de 30 días (esto se puede cambiar a un número muy grande). La creación conjunta con guardado automático puede requerir un cambio en el flujo de trabajo porque no puede cerrar un libro de trabajo sin guardar otros.
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¿Cómo habilitar la función de libro de trabajo compartido en Excel?

Siga los pasos que se mencionan a continuación para habilite la función de libro compartido en Excel.

  • Cree un nuevo libro de Excel o simplemente abra su libro de trabajo existente. Después de eso, colóquelo en la ruta de la red. Suponga que lo mantiene en la siguiente ruta como: \\ nombre_servidor \ nombre_carpeta.

No guarde el archivo en SharePoint o OneDrive. Si en cualquier caso prefiere elegir estas ubicaciones para sus archivos, la coautoría del libro de trabajo es la mejor opción.

  • Toque para Revisar > Compartir libro de trabajo.

Nota: en versiones más recientes de Excel; el botón Compartir libro de trabajo se mantiene oculto.

Estos son los pasos para averiguarlo.

  • Vaya a la pestaña de edición y elija Permitir la edición por varios usuarios…
  • Ahora, desde la pestaña Avanzado, elija las opciones que desea usar para actualizar y realizar un seguimiento de los cambios. Después de eso, toque el botón Aceptar.
  • Si está utilizando un nuevo libro de trabajo, ingrese el nombre en el campo Nombre de archivo. O, si se trata de un libro de trabajo existente, toque el botón Aceptar para guardar el libro de trabajo.
  • Si el libro de Excel contiene enlaces a otros libros o documentos. Si es así, verifique y corrija los enlaces rotos, luego actualícelos.
  • Presione el botón Archivo > Guardar.
  • Ahora verá que en la parte superior de la ventana de Excel, el texto compartido aparecerá junto con el nombre del archivo.

¿Cómo uso la coautoría en Excel?

Para usar la función de coautoría en Excel, primero debe cargar su libro de trabajo de Excel en una aplicación de Unity. Luego compártalo con otros usuarios para crear archivos de Excel juntos en tiempo real.

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Verás que cualquier cambio que hagas se actualizará instantáneamente en cualquier dispositivo.

  • Elija el botón Compartir.
  • Cargue el archivo de Excel en OneDrive.
  • Establezca los permisos y elija el botón Aplicar. Por defecto, la opción Permitir edición aparecerá seleccionada.
  • Simplemente agregue el nombre del usuario con el que desea compartirlo. Además de esto, agregue un mensaje opcional.
  • Elija la opción Compartir.
  • En la sección superior derecha, elija las iniciales para ver qué usuario está activo y dónde está trabajando realmente en el archivo de Excel.

¿Pueden varios usuarios editar una hoja de cálculo de Excel al mismo tiempo?

Sí, varios usuarios pueden editar una hoja de cálculo de Excel al mismo tiempo.

Para comenzar, seleccione una persona como propietario del libro de trabajo. Asegúrese de que la persona que seleccionó tenga una carpeta de SharePoint Online o una configuración de One Drive For Business disponible.

El propietario del documento debe guardar el documento en OneDrive o SharePoint Online. Para ello, vaya a la opción Archivo > Guardar como.

  • En la esquina superior derecha de Excel, hay un icono para compartir. Luego simplemente haga clic en él.
  • En la ventana abierta del panel Compartir, se le pedirá que invite a personas usando su dirección de correo electrónico.
  • En la parte inferior del mismo panel para compartir, hay una opción para generar el enlace para compartir. Para ello, debe hacer clic en “obtener enlace para compartir”.
  • Usando este enlace compartido generado, cualquiera puede crear fácilmente el libro de trabajo.
  • Copie este enlace generado y envíelo a otros miembros del equipo.
  • Cuando otros usuarios siguen el vínculo proporcionado, se les considera invitados en Excel Online.
  • En este punto, puede notar que la aplicación Excel Online puede comenzar a fallar.
  • Bueno para que otros usuarios de coautoría usen el libro de Excel en la versión real de Excel.
  • Primero, inicie sesión en Excel en línea y luego use las credenciales que se muestran en la opción Archivo de Excel > Cuenta.
  • Después de iniciar sesión, verá el menú desplegable Editar libro de trabajo.
  • Así que ahora, desde el menú abierto, seleccione la opción “editar en Excel”.
  • Es la mejor opción para co-crear cada usuario en Excel y usar Excel real en lugar de online.
  • Si alguien está trabajando en el documento, el contorno de la celda activa aparece en verde.
  • Para obtener detalles sobre quién está editando la celda, simplemente coloque el cursor sobre la celda.
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¿Qué versiones de Excel admiten la coautoría?

Para utilizar la función de coautoría de Excel, cada usuario debe utilizar una versión de Excel que admita la función de coautoría.

Las versiones que admiten la coautoría son Excel 2016 para Windows, Excel Online, Excel para iOS, Excel para Android, Excel 2016 para Mac y Excel Mobile.

Si el usuario que comparte el archivo de Excel no tiene ninguna de las versiones anteriores de Excel, la coautoría no funcionará para todos los usuarios que usen este archivo de Excel compartido.

Envase:

El libro de trabajo compartido tiene algunas limitaciones, la más notable es que no puede editar hojas de cálculo de Excel en la web. Por lo tanto, recomendamos la coautoría, que también es un reemplazo de la función de libro de trabajo compartido de Excel.

Margarita

Margret Arthur es emprendedora y experta en marketing de contenidos. Escribe blogs sobre tecnología y habilidades en MS Office, Excel y otros temas técnicos. Su arte distintivo de presentar información técnica en un lenguaje fácil de entender es muy impresionante. cuando no está escribiendo, le gusta hacer viajes no planificados.

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