11 trucos de depuración de Excel simples pero potentes para analizar datos

Casi todo el trabajo que la mayoría de los oficinistas hacen con la ayuda de un programa mágico llamado Microsoft Excel, a primera vista puede parecer un programa con tablas y ranuras para la entrada de datos, pero esta descripción no es suficiente para conocer las capacidades reales de este programa. . Excel puede hacer de todo, desde la administración de cuentas de la oficina hasta la administración de los datos necesarios para todo el país, pero para eso necesita conocerlo a fondo. Aquí, en este tutorial, aprenderá sobre todas las soluciones de problemas de fórmulas de Excel que lo ayudarán en el análisis de datos simples. Así que echemos un vistazo:

Lista de funciones de uso común

Cálculos simples

Para resolver cálculos bastante complejos, Excel no puede ayudarlo con operaciones aritméticas simples, como sumar, multiplicar, restar o dividir datos.

• Para agregar, use el signo +.
• Para restar, usa el signo -.
• Para multiplicar, usa el signo *.
• Para dividir, use el signo /.

Primero debe usar paréntesis para garantizar ciertos cálculos. Por ejemplo, necesitas resolver esto (5 + 5 * 5), multiplicar el segundo y el tercer 5 juntos antes de sumar los 5 adicionales. Sin embargo, si escribimos así (5 + 5) * 5, entonces 1° y 2 se habrían sumado primero.

Por lo tanto, si desea obtener el promedio de la serie de números, puede usar la fórmula: PROMEDIO (Rango de celdas). Si desea sumar una columna de números, puede usar la fórmula: SUMA (rango de celdas).

Creación de gráficos

La construcción de un cuadro o gráfico en Excel no requiere más que seleccionar el rango de datos que desea trazar y presionar F11. Esto hará que el gráfico de Excel tenga el estilo de gráfico predeterminado, pero puede cambiarlo seleccionando un estilo de gráfico diferente. Si prefiere que el gráfico esté en la misma hoja de cálculo que los datos, en lugar de presionar F11, presione ALT+F1.

La función BUSCARV

VLOOKUP es la poderosa herramienta que todo usuario de Excel necesita saber. Le ayuda a agrupar los datos que se encuentran dispersos en diferentes hojas de trabajo y libros de trabajo y llevar esas hojas a una ubicación central para crear informes y tablas de contenido. Es más útil cuando necesita buscar información en grandes tablas de datos, como listas de inventario.

Sintaxis:

Sintaxis: =BUSCARV(? clave de búsqueda, tabla_fuente, columna de tabla_fuente, aceptar coincidencia relativa)

Para el problema anterior, debe escribir la fórmula en la celda “F4” como = BUSCARV (B4, $ H $ 4: $ L $ 15,5,0) y luego devolverá el nombre de la ciudad para la identificación del cliente 1 y publicará esta fórmula. para todos los ID de cliente.

Pero recuerda, no olvides cerrar el segundo campo de la tabla con el signo “$”, porque es el error más común que ocurre al copiar la fórmula.

CONCATENAR():

Es una función de Excel muy útil porque al usarla puedes combinar texto de dos o más celdas. Supongamos que desea crear una URL basada en la entrada de su nombre de host y la solicitud de seguimiento.

Sintaxis: = concatenar(Texto1, Texto2, … ..Texton)

Entonces, para hacer esto, use la fórmula = concatenar (B3, C3) y cópiela.

Sugerencia: también puede escribir la fórmula como “=B3 y C3” en lugar de escribir la fórmula “concatenada” completa.

abajo arriba()

Estas tres funciones te permiten cambiar el texto a minúsculas y mayúsculas respectivamente.

Sintaxis: =superior(Texto)/inferior(Texto)

En el análisis de datos de solución, son muy útiles para convertir diferentes clases de casos de una a otra, se consideran como diferentes clases de funciones dadas.

Eliminar valores duplicados

Elimina valores de datos de la tabla de datos en función de las columnas seleccionadas. Significa que si selecciona dos columnas, entonces se busca un valor duplicado para tener una combinación de los datos de ambas columnas.

Como puede ver, A001 y A002 tienen un valor duplicado, pero si selecciona las columnas “ID” y “Nombre”, solo tendrá un valor duplicado (A002, 2). Para eliminar datos duplicados: Seleccionar datos -> Ir a la cinta de datos -> Eliminar duplicados

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Pivote de mesa

Las tablas dinámicas se utilizan esencialmente para reconocer datos en una hoja de cálculo. No cambiarán los datos que tiene, pero agregarán los valores y compararán información diferente en la hoja de cálculo, según lo que desee que hagan.

Para crear la tabla dinámica, vaya a Datos > Tabla dinámica. Excel completará automáticamente la tabla dinámica, pero siempre puede realizar cambios en el orden de los datos. Excel llenará la tabla dinámica automáticamente, pero siempre puede cambiarla según el orden de los datos. A continuación, tiene cuatro opciones para elegir:

Relación de filtrado:

Esto le permite buscar filas específicas en el conjunto de datos. Por ejemplo: supongamos que necesitamos crear un filtro de casa, luego debemos seleccionar incluir solo al estudiante de Gryffindor en lugar de a todos los estudiantes.

etiquetas de columna: estos podrían ser los encabezados en el conjunto de datos.

etiquetas de fila: esta podría ser su fila en el conjunto de datos. Tanto las etiquetas de fila como las de columna contienen datos de las columnas (por ejemplo, el nombre se puede dibujar en la etiqueta de la fila o de la columna; depende completamente de cómo desee mostrar los datos).

Valor:

Esta sección le permite ver los datos de una manera diferente. En lugar de arrastrar cualquier valor numérico, puede contar, sumar, promediar, máximo, mínimo, contar números o hacer otras manipulaciones con sus datos. De hecho, de forma predeterminada, cuando arrastra un campo a un valor, siempre hace un contar.

antiguo y dependiente

Si se trata de una hoja de cálculo enorme que contiene muchas funciones y fórmulas, habrá una gran necesidad de conocer los antecedentes y las dependencias de la función/fórmula. Seguimiento de las funciones de seguimiento de precedentes y dependientes de Excel 2010 que le permiten saber cuáles son los predecesores y las dependencias de la celda que contiene la fórmula o función seleccionada. Esta funcionalidad te dice de dónde obtiene la función sus valores y cómo se carga, ilustrando las flechas que apuntan a los sectores afectados.

Suponga que ha incluido una hoja de cálculo en la que necesita encontrar la media y la suma de los registros de los estudiantes en la base de datos utilizando la función DMEDIA y DBSUM.

Para encontrar los dependientes y predecesores de la fórmula, seleccione la celda de fórmula y cambie a las pestañas Fórmula, haga clic en Seguimiento de precedentes.

Inmediatamente mostrará líneas azules con puntas de flecha que ilustran todas las celdas de la fórmula anterior.

Ahora verifique el valor Dependientes en el campo Estado, ahora seleccione una celda en el campo Estado y en la pestaña Fórmula, elija Localizar empleados. Esto representará a todos los empleados de la celda de fórmula como se muestra a continuación.

SE declaraciones

A veces no desea contar cuántas veces ocurre un valor. En cambio, desea colocar información diferente en una celda si hay una celda correspondiente con esa información

Por ejemplo, como aquí en la figura, si desea agregar 10 puntos a todos los que pertenecen a la casa Gryffindor. En lugar de escribir manualmente 10 al lado del nombre de cada estudiante de Gryffindor, puede usar la fórmula de Excel IF THEN que dice que si el estudiante está en Gryffindor, entonces debería obtener 10 puntos.

Fórmula: SE (prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_falso)

Ejemplo que se muestra a continuación: = SE (D2 = “Gryffindor”, “10”, “0”)

En general; el término fórmula sería SI (prueba lógica, valor verdadero, valor falso) para analizar cada una de estas variables.

prueba lógica: la prueba lógica es la parte “si” de la declaración. En este caso, la lógica es D2 = “Gryffindor”, queremos aclarar que la celda correspondiente al estudiante dice “Gryffindor”.

Severo: eso es lo que necesita, desea que la celda muestre si el valor es verdadero. Supongamos que desea que la celda muestre “5” para indicar que el estudiante recibió 5 puntos. En lugar de números, si desea texto, use solo comillas.

Valor_si_falso: esto es lo que quieres que muestre el móvil si el valor es falso. En tales casos, para cada estudiante que no esté en Gryffindor, desea que la celda muestre “0” para mostrar 0 puntos. Use comillas solo si desea que el resultado sea texto en lugar de un número.

Texto en columnas

En la función de Excel también existe la posibilidad de dividir la información contenida en una celda en dos celdas diferentes. Supongamos que desea eliminar el nombre de la empresa de una persona de su dirección de correo electrónico, o tal vez desea separar el nombre completo de una persona en un nombre y un nombre para las plantillas de marketing por correo electrónico.

Para hacer esto, primero resalte la columna que desea dividir. Después de eso, vaya a la pestaña de datos y seleccione “Texto en columnas”. Aparecerá un formulario con información adicional.

Primero, debe seleccionar “delimitado” o “ancho fijo”.

“delimitado por” significa que desea dividir la columna en función de caracteres como comas, espacios o tabuladores.

“El ancho fijo se usa cuando desea seleccionar la ubicación exacta en todas las columnas donde desea que se produzca la división.

En el caso concreto, por ejemplo, seleccionamos “delimitado por” para poder separar el nombre completo en nombre y apellido.

función CONTAR.SI

En lugar de contar manualmente la frecuencia con la que aparece un determinado valor o número, deje que Excel haga el trabajo por usted. Con la función CONTAR.SI, Excel cuenta el número de veces que aparece un número o una palabra en cualquier rango de celdas.

Por ejemplo, digamos que quiero contar la cantidad de veces que aparece la palabra “Gryffindor” en el conjunto de datos.

Fórmula: =CONTAR.SI(rango,criterios)

La fórmula con nuestras variables de ejemplo a continuación: =CONTAR.SI(D:D,”Gryffindor”)

de la banda Notas de

Sin duda, Excel es uno de los programas que se ha hecho y sigue siendo el estándar de oro para casi todas las empresas del mundo. Ya sea que sea un principiante o un usuario experimentado, siempre hay algo que aprender. Funciones de Excel, por lo que esperamos que todo lo mencionado definitivamente lo ayude a usar mejor la hoja de cálculo de Excel.