4 sencillos trucos para exportar datos a Excel

Resumen: nuestro tutorial de hoy los ayudará a todos a explorar más sus conocimientos como exportar datos a excel. Porque cubre 4 formas posibles de exportar datos a Excel y también brinda algunos consejos simples para resolver problemas de renderizado en el proceso.

Cómo exportar datos a Excel

Eche un vistazo rápido a los diferentes métodos que discutiremos Exportación de datos a Excel.

método no. 1: Uso del asistente de exportación

Método #2: Exportar datos a Excel desde un botón

Método 3 # Exportar datos del informe a Excel

Método 4 # Exportar datos SQL a Excel

¡Hablemos de todos estos métodos en detalle…!

Método #1: exportar acceso a datos a Excel

En nuestro primer método aprenderemos exportar los datos a Excel USANDO El experto en exportaciones . Aquí consideraremos exportar datos de Access a Excel.

Pasos para exportar datos de Access a Excel usando el Asistente de exportación

1. Primero, cierre el libro de Excel abierto anteriormente antes de iniciar el proceso de exportación.
2. Ahora vaya al panel de navegación de su base de datos fuente de Access y seleccione el objeto que necesita exportar.
3. Toque la pestaña Datos externos, luego vaya al grupo Exportar. Desde este grupo presione el icono de Excel.
4. Después de eso, verá un cuadro de diálogo emergente en la pantalla Exportar – hoja de cálculo de Excel . Asigne el nombre de archivo para el libro de Excel. En general, Access usa el nombre del objeto de origen. Si está dispuesto a cambiarlo, puede hacerlo.
5. Ahora, en el cuadro Formato de archivo, elija el formato de archivo que necesita.
6. Supongamos que aborda la exportación de consultas o tablas. Además, si desea exportar datos formateados, marque la opción Exportar datos con formato y diseño .

Usar: al exportar el informe o formulario, esta opción de Exportar datos con formato y diseño parece no estar disponible o atenuado.

7. Si desea que la hoja de cálculo de Excel de destino se abra automáticamente después del proceso de exportación. Ponga una marca de verificación en “Abra el archivo de destino después de que se complete la operación de exportación”

Si los objetos de origen ya están abiertos o a la vista, se eligieron registros únicos o múltiples antes de que comenzara el proceso de exportación. Entonces puedes elegir la opción “Exportar solo registros seleccionados” .

Pero para exportar todos los registros en la vista, debe dejar la casilla de verificación vacía Exportar solo registros seleccionados .

Tenga en cuenta la casilla de verificación Exportar solo registros seleccionados no aparece disponible si no se selecciona ningún registro.

8. Toca la opción Bien .

Si, lamentablemente, el proceso de exportación de datos a Excel falla debido a un error, Access enviará un mensaje sobre el motivo del error de exportación.

Si no se encuentran errores, la operación de exportación los datos en Excel han sido completados correcto . Y automáticamente el libro de trabajo de Excel de destino después de la exportación se abre en la pantalla.

Método #2: Exportar datos a Excel desde un botón

Nuestro segundo método de exportar datos a excel desde un botón es lo suficientemente rápido y automatizado para obtener resultados rápidamente en Excel.

Usar:

La ejecución de este método eliminará todos los ceros a la izquierda a medida que los datos se exportan del conjunto de resultados. Por lo tanto, solo obtendrá los datos sin procesar, excluyendo los subtotales o las columnas del informe.

1. Primera visita Ventana de consulta de usuario y ahora desde el menu instrumentos hacer una selección para “Modo de diseño” o simplemente toque el botón “Modo de diseño”.
2. Haga clic derecho en la sección de la ventana donde necesita colocar el botón primero. O desde el menú contextual toque la opción “Crear botón…” .
3. Luego toque la opción “Editar texto”. Aquí puede dar un nombre al botón y también formatear el botón de visualización.

USANDO color izquierdo botón, puede cambiar el color del texto mientras usa el botón color correcto un botón puede cambiar el color de fondo. Después de completar todas estas tareas, toque la opción Aceptar presente en este cuadro de diálogo abierto por edición de texto .

4. Ahora desde la lista desplegable presente en la sección “Enlace a” haga una selección para la consulta que desea ejecutar usando el botón.
5. de la sección “Salir en” debes seleccionar el boton “Solicitud” .
6. Después de que se hayan realizado todas las operaciones anteriores, solo necesita tocar el botón [OK] presente en el diálogo Crear botón .
7. Ahora es el momento de salir del modo de diseño. Para hacer esto, vaya al menú de herramientas y seleccione modo de diseño.
8. Para guardar el botón creado. Tienes que ir al menú. Archivo luego toque la opción “Ahorrar” .
9. es hora de comprobar el botón si funciona o no. Luego pulsa sobre el botón creado y verás que ejecutará la consulta. Y muy pronto el boton exportará automáticamente los datos a Excel.

Método 3 # Exportar datos del informe a Excel

Antes de comenzar el proceso de exportación de datos a Excel, solo necesita verificar si su configuración de exportación de Excel se ha configurado correctamente o no.

Configurar los ajustes de exportación de Excel

Puede elegir el formato de archivo de Excel en el que se exportará el informe. Puede ser cualquiera de los dos. csv o .xml. Supongamos, si lo desea. CSV, luego puede seleccionar el carácter que se usó como separador en los archivos CSV exportados.

Estos son los pasos para configurar la configuración de exportación de Excel:

1. Seleccione el icono ubicado en la esquina superior derecha de la página. Luego seleccione Opción de configuración.

2. Ahora desde el campo de Formato de exportación de informe de Excel seleccione el apropiado digamos que usas Excel XP o versiones posteriores, luego elija formato .xml . Pero si usa una versión anterior de Excel, seleccione . formato CSV .

3. digamos que elegimos . CSV Entonces, en este caso, ingrese el carácter que debe usarse como separador de campo en los informes que se exportan a Excel. De forma predeterminada, el campo ya establecido aquí es una coma (,).
4. Elige la opción Comprimir adjunto e- correo electrónico Excel para comprimir archivos adjuntos de correo electrónico y enviarlos en formato de archivo .zip. Bueno, es un paso muy útil para reducir el tamaño del archivo de informe grande.
5. Toca la opción Ahorrar .

Exportar datos a Excel

Para exportar datos a Excel, haga lo siguiente:

1. abrir yo informes de al que desea exportar los datos.
2. En la esquina superior derecha, verás esto acerca de icono de exportar De sobresalir . Luego tócalo.

Verá que después de completar el paso se generará el archivo de Excel.

Método 4 # Exportar datos SQL a Excel

Puede realizar la operación de exportar datos SQL para Excel USANDO Asistente de exportación de SQL Server.

Esta característica experta es una oferta de Estudio de administración de SQL Server (SSMS). Con esta función, puede realizar fácilmente la tarea de exportar datos SQL a Excel.

• Abierto SSMS (SQL Server Management Studio) y conéctese a la base de datos.
• En Object Explorer, busque la base de datos del servidor donde necesita exportar a Excel. Una vez que lo obtengas, haz clic derecho sobre él. así que elige Tareas > Exportar datos para exportar datos de tablas a SQL.

Después de que llegó a la pantalla, Asistente de importación/exportación de SQL Server aparece abierto en la pantalla.

• Haga clic en el botón desplegable Fuente de datos para elegir la fuente de datos que necesita copiar. En este menú desplegable, debe seleccionar la opción “Cliente nativo de SQL Server 11.0” .

En el cuadro desplegable Nombre del servidor, seleccione su instancia de SQL Server. En la sección Autenticación, elija la autenticación para la conexión de la fuente de datos. Después de eso, en el cuadro desplegable de la base de datos, seleccione la base de datos desde la que necesita copiar los datos.

Cuando todo esté listo, toque la opción “Avanti” .

• La siguiente ventana que ahora aparecerá en la pantalla es “Elige un Destino” . En la ventana abierta, elija un destino, para los cuadros de destino, haga una selección para Excel, luego asigne la versión y la ruta del archivo de Excel de acuerdo con sus necesidades. Complete todos los datos, toque el botón “Avanti” .

• La siguiente ventana que se abre es “Especificar copia de tabla o consulta “. Aquí tienes que seleccionar la opción “Copiar datos de una o más tablas o vistas”. Luego toque el botón Adelante .

• En la siguiente ventana que abre un “Seleccionar tabla de origen y vistas” puede hacer una selección para una o más vistas y tablas de las que desee exportar datos SQL a Excel.

Toque la opción de vista previa para obtener una vista previa de los datos que se generarán en el archivo de Excel. Para continuar con el siguiente paso, seleccione la siguiente opción.

• Ahora aparece una ventana en la pantalla. “Guardar y ejecutar el paquete” . En este tienes que elegir la opción “Corre ahora” y luego presione el botón “Avanti” .

• La siguiente ventana que aparece es el momento de “Termina con el mago”. En esta ventana, puede hacer un breve resumen sobre la fase que ha realizado hasta el momento. Si encuentra todo bien, presione Fine Touch para comenzar Exportar datos SQL a Excel.

• En la siguiente ventana, puede ver el proceso de exportación. Cuando haya terminado, toque el botón desplegable que se encuentra junto a él. “Informe”.

• En el menú desplegable tienes que elegir “guardar informe en archivo…” ( con Bloc de notas o Excel) para guardar el informe. Desde este bloc de notas y Excel, debe elegir Excel para el archivo de destino.

Conclusión:

Microsoft Excel es un archivo muy importante y un pequeño error puede ocupar todo el libro de Excel y los datos almacenados en él. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente manejar los archivos de Excel con cuidado y De llevar a cabo Haga una copia de seguridad de sus datos de Excel con regularidad para evitar la pérdida de datos en el futuro.

Si, si todavía tienes preguntas sobre exportar datos a Excel Háganos saber en la sección de comentarios.

Suerte….