3 formas sencillas de administrar las conexiones de libros de Excel


Probablemente todos hayan o√≠do hablar de las conexiones de libros de Excel, pero ¬Ņsaben c√≥mo manejar las conexiones de libros de Excel? Bueno, si no tiene idea de habilitar la conexi√≥n de datos en el libro de Excel.

Si es así, nuestro tutorial de Conexiones de libros de Excel lo ayudará a capturar toda la información a medida que la lee. Por lo tanto, cualquier usuario de Excel puede realizar y administrar fácilmente conexiones de datos externos en Excel.

¬ŅQu√© es la conexi√≥n de datos en Excel?

Los datos en cualquier libro de Excel solo se pueden obtener de diferentes ubicaciones. Primero, los datos se almacenan directamente en el libro de Excel. En segundo lugar, se puede guardar en la fuente de datos externa, como una base de datos, un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) o un archivo de texto.

Al usar la conexión de datos en Excel, las fuentes de datos externas están bien conectadas con el libro de Excel. Básicamente, esta conexión de datos en Excel contiene mucha información sobre cómo acceder, consultar, ubicar y acceder perfectamente a la fuente de datos externa.

Despu√©s de conectar el libro de Excel con la fuente de datos externa. Uno puede usar f√°cilmente la opci√≥n de actualizaci√≥n para extraer los datos actualizados del libro de trabajo. De esta forma, el usuario puede obtener la versi√≥n m√°s actualizada de sus datos, incluidos los cambios en los datos desde la √ļltima actualizaci√≥n.

Bueno, la información de conexión se puede almacenar en un archivo de conexión o libro de trabajo como un archivo de conexión de datos universal (UDC) (.udcx) o un archivo de conexión de datos de Office (ODC) (.odc)

Estos archivos de conexi√≥n son muy √ļtiles para compartir conexiones de forma regular, as√≠ como para facilitar la gesti√≥n de las fuentes de datos.

Si usa el archivo de conexión para conectarse a la fuente de datos. Entonces, en este caso, Excel copia los detalles de la conexión del archivo de conexión al libro de Excel.

Diferentes formas de hacer conexiones con el libro de Excel

En este tutorial de conexiones de libros de Excel, aprenderemos 3 formas diferentes de usar la conexión de datos en Excel 2010/2013/2016/2019:

  • Cuadro de di√°logo Conexiones del libro
  • Cree un archivo de conexi√≥n de datos de Office (ODC) (.odc)
  • Actualiza la conexi√≥n de datos externos

Método 1: cuadro de diálogo Conexiones de libros de Excel mediante conexiones de libros

La opci√≥n del cuadro de di√°logo Conexiones del libro de Excel le permite administrar f√°cilmente conexiones √ļnicas o m√ļltiples a fuentes de datos externas en su libro de trabajo. Adem√°s, el cuadro de di√°logo Conexiones de libros es √ļtil para realizar las siguientes tareas:

  • Ayuda a editar, actualizar, crear y eliminar conexiones utilizadas en el libro de Excel.
  • Muestra la ubicaci√≥n de cada conexi√≥n que ya se ha utilizado en el libro de Excel actual.
  • Diagnostica f√°cilmente el mensaje de error de las conexiones de datos externas.
  • Con esta opci√≥n, el usuario puede redirigir la conexi√≥n a diferentes datos oa otro servidor. Alternativamente, el usuario puede reemplazar f√°cilmente el archivo de conexi√≥n con la conexi√≥n existente.
  • Se vuelve demasiado f√°cil crear y compartir archivos de conexi√≥n.
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Pasos para administrar la conexión de su libro de Excel mediante el cuadro de diálogo Conexiones del libro

Aquí se explica cómo administrar las conexiones en su libro de Excel actual, por ejemplo, mediante el cuadro de diálogo Conexiones del libro:

Identificar una conexión

En la parte superior del cuadro de diálogo, todas las conexiones del libro se muestran automáticamente con la siguiente información:

Columna comentario
Nombre el nombre de la conexión se define en el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión.
Descripción Se incluye una breve descripción de la conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión.
√ļltima actualizaci√≥n cu√°ndo se actualiz√≥ la conexi√≥n por √ļltima vez, ya que la fecha y la hora aparecen en esta secci√≥n. Si est√° vac√≠o, significa que la conexi√≥n a√ļn no se ha actualizado.
Agregar una conexión
  • Toque la opci√≥n Agregar para mostrar el cuadro de di√°logo Conexiones existentes.
Ver información de conexión
  • Para ello, debe elegir una conexi√≥n en el cuadro de di√°logo Abrir conexiones existentes.
  • Ahora presione la opci√≥n Propiedades y se abrir√° el cuadro de di√°logo Propiedades de conexi√≥n.
Actualizar datos externos.

Toque la opción de flecha presente junto a la opción Actualizar. A continuación, realice una de las siguientes acciones:

  • Si desea actualizar solo ciertas conexiones, realice selecciones para esas conexiones. Luego toque la opci√≥n Actualizar.
  • Para actualizar todas las conexiones en el libro de trabajo, anule la selecci√≥n de todas las conexiones. Despu√©s de eso, toque la opci√≥n Actualizar todo.
  • Si desea obtener informaci√≥n sobre el estado de la operaci√≥n de actualizaci√≥n, seleccione las conexiones de las que desea extraer informaci√≥n. Luego toque la opci√≥n Actualizar estado.
  • Para detener la operaci√≥n de actualizaci√≥n en curso, toque la opci√≥n Cancelar actualizaci√≥n.
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Eliminar una o m√°s conexiones
  • Elija las conexiones que desea eliminar del libro de Excel. Luego toque la opci√≥n Eliminar.

Notas:

  • Bueno, esta opci√≥n aparece deshabilitada si el libro de trabajo est√° protegido o si es un objeto, como un informe de tabla din√°mica, que usa la conexi√≥n segura.
  • Eliminar la conexi√≥n solo elimina la conexi√≥n. No eliminar√° ning√ļn dato u objeto del libro de Excel.

Importante: eliminar la conexión en realidad interrumpe la conexión con la fuente de datos, lo que puede tener consecuencias no deseadas, como resultados de fórmulas diferentes o que le resulte difícil acceder a las funciones de Excel.

Método 2: Conexiones de libros de Excel mediante la opción de actualización de conexión de datos externos

El usuario puede conectar el libro de Excel con una fuente de datos externa, como otro libro de Excel, una base de datos de SQL Server o un cubo OLAP.

Bueno, esta información de conexión se muestra en el libro de trabajo como Tabla dinámica, Gráfico dinámico, Informe de tabla.

Para mantener actualizados los datos en su libro de Excel, puede usar la opci√≥n ¬ęActualizar¬Ľ para vincular los datos a la fuente.

Entonces, cada vez que actualice su conexi√≥n, solo obtendr√° los √ļltimos datos actualizados.

El paso para usar la opción de actualización de conexión de datos externos

Para las conexiones, toque cualquier celda de la tabla de Excel que use la conexión. A continuación, realice una de las siguientes acciones:

  • Actualiza autom√°ticamente los datos cuando se abre el libro de Excel
  • Actualiza autom√°ticamente los datos a intervalos regulares.
Paso para actualizar autom√°ticamente los datos cuando se abre el libro de Excel
  • Toque la celda presente en el rango de datos externos.
  • Ahora, en la pesta√Īa Datos, vaya a Consultas y conexiones. Presione la tecla de flecha presente en la opci√≥n Actualizar todo y, a trav√©s de eso, toque Propiedades de conexi√≥n.
  • Desde el cuadro de di√°logo Propiedades de conexi√≥n que se abre, toque la pesta√Īa Uso bajo el control Actualizar. Luego marque la casilla de verificaci√≥n ¬ęActualizar datos cuando se abre el archivo¬Ľ.
  • Para guardar el libro de trabajo con la definici√≥n de consulta completa, excluyendo los datos externos. Debe seleccionar la casilla de verificaci√≥n ¬ęEliminar datos del rango de datos externos antes de guardar el libro de trabajo¬Ľ.
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Paso Para actualizar autom√°ticamente los datos a intervalos regulares:
  • Toque la celda presente en el rango de datos externos.
  • Ahora, en la pesta√Īa Datos, vaya a Consultas y conexiones. Presione la tecla de flecha presente en la opci√≥n Actualizar todo y, a trav√©s de eso, toque Propiedades de conexi√≥n.
  • En el cuadro de di√°logo Propiedades de conexi√≥n abierto. Presiona la pesta√Īa Uso.
  • Seleccione la casilla de verificaci√≥n Actualizar cada. A continuaci√≥n, establezca el intervalo de minutos que actualizar√° autom√°ticamente sus datos despu√©s de un cierto per√≠odo de tiempo.

Método 3: conexiones al libro de Excel mediante la creación de un archivo de conexión de datos de Office (ODC).

Con el asistente de Conexión de datos o el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, puede usar fácilmente su hoja de cálculo de Excel para crear un archivo .odc de Conexión de datos de Office (ODC).

  1. Puede realizar cualquiera de las siguientes tareas:

Realice una nueva conexión con el origen de datos. Para obtener más información, consulte los siguientes temas:

O simplemente puede usar su conexión existente. Para obtener más información, consulte Conectarse a (importar) datos externos.

  1. A continuaci√≥n, guarde los detalles de la conexi√≥n en el archivo de conexi√≥n. Para hacer esto, simplemente toque la opci√≥n Exportar archivo de conexi√≥n presente en la pesta√Īa Definici√≥n del cuadro de di√°logo Propiedades de conexi√≥n. Esto abrir√° el cuadro de di√°logo Guardar archivo y luego guardar√° la informaci√≥n de conexi√≥n actual en el archivo ODC.

Envase:

Esperamos que todas las correcciones mencionadas anteriormente para configurar las conexiones de Excel Workbook lo ayuden a usar fácilmente la conexión de datos en la aplicación Excel 2010/2013/2016/2019 respectiva. Aparte de eso, si tiene alguna otra pregunta, hágala en nuestra sección de comentarios.

Margarita

Margret Arthur es emprendedora y experta en marketing de contenidos. Escribe blogs sobre tecnología y habilidades en MS Office, Excel y otros temas técnicos. Su arte distintivo de presentar información técnica en un lenguaje fácil de entender es muy impresionante. cuando no está escribiendo, le gusta hacer viajes no planificados.

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