3 formas sencillas de administrar las conexiones de libros de Excel

Probablemente todos hayan oído hablar de las conexiones de libros de Excel, pero ¿saben cómo manejar las conexiones de libros de Excel? Bueno, si no tiene idea de habilitar la conexión de datos en el libro de Excel.

Si es así, nuestro tutorial de Conexiones de libros de Excel lo ayudará a capturar toda la información a medida que la lee. Por lo tanto, cualquier usuario de Excel puede realizar y administrar fácilmente conexiones de datos externos en Excel.

¿Qué es la conexión de datos en Excel?

Los datos en cualquier libro de Excel solo se pueden obtener de diferentes ubicaciones. Primero, los datos se almacenan directamente en el libro de Excel. En segundo lugar, se puede guardar en la fuente de datos externa, como una base de datos, un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) o un archivo de texto.

Al usar la conexión de datos en Excel, las fuentes de datos externas están bien conectadas con el libro de Excel. Básicamente, esta conexión de datos en Excel contiene mucha información sobre cómo acceder, consultar, ubicar y acceder perfectamente a la fuente de datos externa.

Después de conectar el libro de Excel con la fuente de datos externa. Uno puede usar fácilmente la opción de actualización para extraer los datos actualizados del libro de trabajo. De esta forma, el usuario puede obtener la versión más actualizada de sus datos, incluidos los cambios en los datos desde la última actualización.

Bueno, la información de conexión se puede almacenar en un archivo de conexión o libro de trabajo como un archivo de conexión de datos universal (UDC) (.udcx) o un archivo de conexión de datos de Office (ODC) (.odc)

Estos archivos de conexión son muy útiles para compartir conexiones de forma regular, así como para facilitar la gestión de las fuentes de datos.

Si usa el archivo de conexión para conectarse a la fuente de datos. Entonces, en este caso, Excel copia los detalles de la conexión del archivo de conexión al libro de Excel.

Diferentes formas de hacer conexiones con el libro de Excel

En este tutorial de conexiones de libros de Excel, aprenderemos 3 formas diferentes de usar la conexión de datos en Excel 2010/2013/2016/2019:

• Cuadro de diálogo Conexiones del libro
• Cree un archivo de conexión de datos de Office (ODC) (.odc)
• Actualiza la conexión de datos externos

Método 1: cuadro de diálogo Conexiones de libros de Excel mediante conexiones de libros

La opción del cuadro de diálogo Conexiones del libro de Excel le permite administrar fácilmente conexiones únicas o múltiples a fuentes de datos externas en su libro de trabajo. Además, el cuadro de diálogo Conexiones de libros es útil para realizar las siguientes tareas:

• Ayuda a editar, actualizar, crear y eliminar conexiones utilizadas en el libro de Excel.
• Muestra la ubicación de cada conexión que ya se ha utilizado en el libro de Excel actual.
• Diagnostica fácilmente el mensaje de error de las conexiones de datos externas.
• Con esta opción, el usuario puede redirigir la conexión a diferentes datos oa otro servidor. Alternativamente, el usuario puede reemplazar fácilmente el archivo de conexión con la conexión existente.
• Se vuelve demasiado fácil crear y compartir archivos de conexión.

Pasos para administrar la conexión de su libro de Excel mediante el cuadro de diálogo Conexiones del libro

Aquí se explica cómo administrar las conexiones en su libro de Excel actual, por ejemplo, mediante el cuadro de diálogo Conexiones del libro:

Identificar una conexión

En la parte superior del cuadro de diálogo, todas las conexiones del libro se muestran automáticamente con la siguiente información:

Agregar una conexión

• Toque la opción Agregar para mostrar el cuadro de diálogo Conexiones existentes.

Ver información de conexión

• Para ello, debe elegir una conexión en el cuadro de diálogo Abrir conexiones existentes.
• Ahora presione la opción Propiedades y se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de conexión.

Actualizar datos externos.

Toque la opción de flecha presente junto a la opción Actualizar. A continuación, realice una de las siguientes acciones:

• Si desea actualizar solo ciertas conexiones, realice selecciones para esas conexiones. Luego toque la opción Actualizar.
• Para actualizar todas las conexiones en el libro de trabajo, anule la selección de todas las conexiones. Después de eso, toque la opción Actualizar todo.
• Si desea obtener información sobre el estado de la operación de actualización, seleccione las conexiones de las que desea extraer información. Luego toque la opción Actualizar estado.
• Para detener la operación de actualización en curso, toque la opción Cancelar actualización.

Eliminar una o más conexiones

• Elija las conexiones que desea eliminar del libro de Excel. Luego toque la opción Eliminar.

Notas:

• Bueno, esta opción aparece deshabilitada si el libro de trabajo está protegido o si es un objeto, como un informe de tabla dinámica, que usa la conexión segura.
• Eliminar la conexión solo elimina la conexión. No eliminará ningún dato u objeto del libro de Excel.

Importante: eliminar la conexión en realidad interrumpe la conexión con la fuente de datos, lo que puede tener consecuencias no deseadas, como resultados de fórmulas diferentes o que le resulte difícil acceder a las funciones de Excel.

Método 2: Conexiones de libros de Excel mediante la opción de actualización de conexión de datos externos

El usuario puede conectar el libro de Excel con una fuente de datos externa, como otro libro de Excel, una base de datos de SQL Server o un cubo OLAP.

Bueno, esta información de conexión se muestra en el libro de trabajo como Tabla dinámica, Gráfico dinámico, Informe de tabla.

Para mantener actualizados los datos en su libro de Excel, puede usar la opción “Actualizar” para vincular los datos a la fuente.

Entonces, cada vez que actualice su conexión, solo obtendrá los últimos datos actualizados.

El paso para usar la opción de actualización de conexión de datos externos

Para las conexiones, toque cualquier celda de la tabla de Excel que use la conexión. A continuación, realice una de las siguientes acciones:

• Actualiza automáticamente los datos cuando se abre el libro de Excel
• Actualiza automáticamente los datos a intervalos regulares.

Paso para actualizar automáticamente los datos cuando se abre el libro de Excel

• Toque la celda presente en el rango de datos externos.
• Ahora, en la pestaña Datos, vaya a Consultas y conexiones. Presione la tecla de flecha presente en la opción Actualizar todo y, a través de eso, toque Propiedades de conexión.

• Desde el cuadro de diálogo Propiedades de conexión que se abre, toque la pestaña Uso bajo el control Actualizar. Luego marque la casilla de verificación “Actualizar datos cuando se abre el archivo”.
• Para guardar el libro de trabajo con la definición de consulta completa, excluyendo los datos externos. Debe seleccionar la casilla de verificación “Eliminar datos del rango de datos externos antes de guardar el libro de trabajo”.

Paso Para actualizar automáticamente los datos a intervalos regulares:

• Toque la celda presente en el rango de datos externos.
• Ahora, en la pestaña Datos, vaya a Consultas y conexiones. Presione la tecla de flecha presente en la opción Actualizar todo y, a través de eso, toque Propiedades de conexión.

• En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión abierto. Presiona la pestaña Uso.
• Seleccione la casilla de verificación Actualizar cada. A continuación, establezca el intervalo de minutos que actualizará automáticamente sus datos después de un cierto período de tiempo.

Método 3: conexiones al libro de Excel mediante la creación de un archivo de conexión de datos de Office (ODC).

Con el asistente de Conexión de datos o el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, puede usar fácilmente su hoja de cálculo de Excel para crear un archivo .odc de Conexión de datos de Office (ODC).

1. Puede realizar cualquiera de las siguientes tareas:

Realice una nueva conexión con el origen de datos. Para obtener más información, consulte los siguientes temas:

O simplemente puede usar su conexión existente. Para obtener más información, consulte Conectarse a (importar) datos externos.

2. A continuación, guarde los detalles de la conexión en el archivo de conexión. Para hacer esto, simplemente toque la opción Exportar archivo de conexión presente en la pestaña Definición del cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Esto abrirá el cuadro de diálogo Guardar archivo y luego guardará la información de conexión actual en el archivo ODC.

Envase:

Esperamos que todas las correcciones mencionadas anteriormente para configurar las conexiones de Excel Workbook lo ayuden a usar fácilmente la conexión de datos en la aplicación Excel 2010/2013/2016/2019 respectiva. Aparte de eso, si tiene alguna otra pregunta, hágala en nuestra sección de comentarios.